E-Rechnungspflicht 2027: Was Kleinunternehmer und Freiberufler jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Jetzt kommt der nächste Schritt: Ab 2027 wird auch das Ausstellen zur Pflicht. Viele Kleinunternehmer und Freiberufler fragen sich: Gilt das auch für mich? Die kurze Antwort: Empfangen ja, Ausstellen vorerst nein – aber vorbereiten lohnt sich.

Die Fristen im Überblick

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das war der erste Schritt. Der zweite Schritt folgt bald: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz E-Rechnungen auch ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht dann für alle Unternehmen – unabhängig vom Umsatz.

Wer also heute noch Papierrechnungen oder einfache PDFs verschickt, sollte sich rechtzeitig umstellen. Denn 2027 ist näher, als es klingt.

Was gilt für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?

Kleinunternehmer haben eine gute Nachricht: Sie sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit. Sie müssen E-Rechnungen nur empfangen können – nicht ausstellen. Das gilt nach aktuellem Stand ohne Befristung.

Trotzdem lohnt sich die Vorbereitung: Immer mehr Geschäftskunden bitten ihre Lieferanten um E-Rechnungen, und wer freiwillig elektronisch rechnet, spart Porto, Papier und Zeit.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, sondern eine strukturierte XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931. Sie kann von Buchhaltungssoftware automatisch gelesen und verarbeitet werden – ohne Abtippen, ohne Fehler.

In Deutschland gibt es zwei gängige Formate: Die XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD, ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Ein einfaches PDF ohne XML ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr – auch wenn es per E-Mail verschickt wird.

Was ist die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID ist eine Adressierung für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, also an Behörden und staatliche Stellen. Sie steht im Feld BuyerReference der Rechnung und ist für solche B2G-Rechnungen Pflicht. Für normale Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B) brauchen Sie keine Leitweg-ID.

In 5 Schritten vorbereitet

1. Empfang prüfen: Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen können – in der Regel reicht ein E-Mail-Postfach, das XML-Dateien annimmt.
2. Tool wählen: Nutzen Sie einen kostenlosen Prüfer oder Generator, um erste Erfahrungen zu sammeln.
3. Eigene Daten prüfen: Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsnummernkreis und alle Pflichtangaben nach § 14 UStG sollten vollständig sein.
4. Testrechnung erstellen: Erstellen Sie eine erste E-Rechnung und prüfen Sie sie, bevor Sie sie an einen echten Kunden schicken.
5. Archivierung klären: E-Rechnungen müssen 8 Jahre lang unveränderbar aufbewahrt werden. Klären Sie, wo und wie Sie das tun.

Häufige Fehler

• Ein einfaches PDF per E-Mail als E-Rechnung ausgeben – das reicht seit 2025 nicht mehr.
• Pflichtangaben vergessen, zum Beispiel Steuernummer oder Rechnungsnummer.
• Bei Rechnungen an Behörden die Leitweg-ID vergessen.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht kommt – für große Unternehmen 2027, für alle 2028. Wer jetzt mit kleinen Schritten startet, hat später keinen Stress. Prüfen Sie am besten heute noch, ob Ihre erste E-Rechnung korrekt ist: XRechnung kostenlos prüfen.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung.